Comment organiser un tournoi de foot ?
L’organisation d’un tournoi de foot peut être une excellente idée afin de financer ou promouvoir votre club, mais aussi une occasion amusante pour les équipes de foot locales, ou encore pour renforcer la cohésion d’équipe dans votre entreprise. Si vous voulez que votre tournoi réussisse, il doit être bien planifié et organisé de manière professionnelle. Tenir votre propre tournoi est un travail important, mais très gratifiant. Pour organiser votre tournoi de football, vous devrez prévoir un budget pour votre événement, trouver un bon emplacement, établir votre tournoi, attirer des équipes et organiser votre tournoi.
Partie 1 : Budgétisation de votre évènement
1. Préparez un plan de dépense
Vous pouvez utiliser un tableur type Excel ou juste faire une liste vous aidant à suivre les dépenses liées au tournoi. Vous avez besoin d’avoir des documents écrits pour les coûts du tournoi afin d’organiser vos finances et les expliquer aisément à vos sources de financement.
Insérez tous les mouvements dans un tableur en prévoyant une réserve supplémentaire. Calculez un coût total pour le tournoi afin de pouvoir en planifier le financement.
Utilisez un tableur Excel pour faciliter les calculs ou un tableur Google Sheet pour y accéder de n’importe quel appareil, ce qui facilite l’insertion des données via votre téléphone.
2. Déterminez le coût du marché pour la location du terrain de foot et matériel
Vous devez avoir une idée générale des coûts liés à la location de terrain pour votre tournoi.
Contactez les organismes politiques locaux, les écoles, les clubs de sport pour vous renseigner sur les terrains disponibles et leurs coûts de location. Insérez les montants dans votre tableur.
Pendant que vous vous renseignez sur les coûts, pensez également à prendre des informations en regard des règles et politiques applicables auprès de la mairie par exemple.
3. Estimez le coût des récompenses sportives
Votre tournoi va nécessiter des récompenses sportives, vous pouvez les trouver sur Casal Sport.
Vous allez devoir décider si vous préférez donner des récompenses pour la participation ou uniquement pour le haut du classement. Afin d’estimer le nombre de trophées requis, multipliez le nombre d’équipes prévues par le nombre moyen de joueurs par équipe.
Pour des raisons économiques, le nombre d’équipes estimées doit correspondre au maximum que vous puissiez accueillir ou au nombre d’équipes dans votre région si vous voulez rester local.
4. Calculez les coûts liés au personnel
Vous allez avoir besoin d’arbitres, de personnels pour les stands, de personnel de sécurité, d’équipes de nettoyage et de personnes pour aider aux transitions entre les matchs. Renseignez-vous auprès d’autres organisateurs aux alentours à propos des prix qu’ils payent où allez sur internet pour obtenir une échelle salariale.
Envisagez l’usage de bénévoles pour l’arbitrage, le nettoyage ou pour la gestion des stands. Vous pourriez envisager de demander aux équipes participantes de proposer un certain nombre de parents volontaires lorsque les équipes ne jouent pas, et ainsi en faire une condition pour pouvoir assister à l’évènement.
5. Déterminez le prix des licences
Un stand peut rapporter beaucoup d’argent à votre organisation mais vous devez l’approvisionner en nourriture et boissons.
- Calculez ces coûts et tout autre coût engendré comme la location de tables ou de guichets.
- Rappelez-vous de demander les autorisations si vous planifiez de préparer de la nourriture au sein des stands.
- Envisagez de commander de la nourriture déjà préparée comme des pizzas et incluez-le dans votre budget.
6. Cherchez des sponsors
Si vous être prêt à promouvoir d’autres entreprises ou évènements, les sponsors peuvent compenser une bonne partie de vos dépenses. Vous pourriez même être amené à vous associer avec une autre organisation afin de partager les coûts et les recettes.
Assurez-vous de notifier les accords de sponsors par écrit et remplissez votre part du contrat.
Vous pourriez être amené à faire de la publicité sous forme de partenariat. Les publicités pourraient alors être placées sur des t-shirts, panneaux ou supports d’affichage que vous pourriez utiliser pour faire de la publicité pendant le tournoi. Envisagez de placer des panneaux près des angles du terrain.
Partie 2 : Trouver le bon endroit pour votre tournoi
1. Choisissez une date
Avant de réserver le lieu, vous allez avoir besoin de choisir une date pour vous assurer de la disponibilité du terrain souhaité le jour ou le week-end de l’évènement.
Votre tournoi ne doit pas empiéter sur d’autres évènements similaires et sera plus attractif auprès des équipes si vous choisissez une date durant la période habituelle des tournois de foot dans votre région.
Selon le nombre de terrains dont vous disposez et le nombre d’équipes prévues, vous pourriez avoir besoin d’organiser le tournoi sur un week-end. Assurez-vous de prévoir assez de temps pour chaque match.
2. Trouvez un terrain disponible
Votre tournoi devra au moins inclure un terrain de foot, cependant davantage de terrains est synonyme de davantage de participants. Reportez-vous à la liste de terrains prospectés pendant l’établissement du budget pour choisir la meilleure option.
Appelez les installations de la région, particulièrement celles ayant déjà accueillies des tournois de foot. Prenez en compte le nombre d’équipes qui jouera dans votre tournoi afin de vous aider à déterminer vos besoins en termes de superficie. Vous pourriez obtenir un terrain gratuitement en profitant d’une opportunité de partenariat. Par exemple, une école locale pourrait vous autoriser à utiliser leur terrain si vous les déclarez comme sponsors et leur apportez de la visibilité.
3. Assurez-vous que votre terrain dispose de places assises
Votre tournoi va amener des spectateurs qui voudront regarder confortablement les équipes jouer. Ne comptez pas sur les spectateurs pour amener leurs propres moyens pour s’assoir.
Vous aurez besoin d’un terrain avec gradins, de même pour les stands.
4. Assurez-vous d'avoir des sanitaires adéquats
Le terrain que vous choisissez doit avoir des toilettes facilement accessibles. Si vous pensez qu’il n’y aura pas assez de toilettes pour votre évènement, envisagez de louer des toilettes mobiles.
Vous pourriez aussi envisager de fournir des vestiaires.
5. Renseignez-vous sur les conditions d'usage du terrain
Vous allez probablement devoir souscrire une assurance pour l’usage du terrain, demandez donc au propriétaire quel type d’assurance est requis.
Vous devriez également déterminer les préparatifs nécessaires ainsi que le nettoyage après le tournoi.
Partie 3 : Créer votre tournoi
1. Donnez un nom à votre tournoi
Choisissez un nom qui attirera l’attention et indiquera aux gens de quel genre de tournoi il s’agit. Selon votre zone géographique ou le type de votre organisme, vous pourriez inclure le nom de la région ou de l’organisme au nom du tournoi. Pensez que les équipes sont plus susceptibles de participer à un tournoi semblant élitiste ou pour une bonne cause. Par exemple, si vous collectez de l’argent pour quelque chose comme une œuvre de charité ou une sortie scolaire.
Parallèlement, un tournoi dans une large zone géographique peut être appelé « Tournoi de Football U13 Paris 15ème ». Si vous souhaitez tenter quelque chose d’amusant, vous pouvez le nommer « Tournoi de foot juste pour tirer ».
2. Recrutez des bénévoles
Utiliser des bénévoles va vous permettre de récolter davantage de recettes car vous aurez moins de personnes à recruter. Contactez les universités locales et les organismes civiques pour chercher des bénévoles qui aideront à arbitrer les matchs, servir les stands, ramasser les déchets, donner des indications au public, surveiller la zone, rappeler les règles aux gens et autres devoirs basiques.
Si vous prévoyez de compter sur les équipes pour vous fournir des bénévoles, pensez-y au moment du recrutement. Il est toujours préférable d’avoir trop de bénévoles que pas assez. N’utilisez pas les bénévoles pour la sécurité sauf s’ils travaillent dans la sécurité ou les forces de l’ordre. Engagez plutôt des agents de sécurité à l’heure.
3. Etablissez des règles à votre tournoi
En établissant des règles, vous vous assurez de répondre aux obligations auxquelles vous vous êtes engagés en louant le terrain, comme le maintenir propre et ne pas endommager la pelouse. Vous pouvez également établir des règles standards concernant le bon esprit sportif et vous protéger en cas d’incident.
Le fait d’établir des règles vous permet d’exclure quelqu’un qui aurait un comportement inapproprié.
Exemple de règles : ne pas jeter des déchets, ne pas frapper, pas d’injures, ne pas abîmer les installations, pas de nourriture sur le terrain.
4. Contactez la police et les pompiers
Assurez-vous que les autorités soient informées de votre tournoi en cas de situation d’urgence.
Vous pouvez également leur demander des recommandations pour sécuriser le tournoi ou s’il y a une législation spécifique à respecter dont vous ne seriez pas au courant par rapport à l’organisation d’évènements comme le vôtre.
Partie 4 : Trouver des équipes pour jouer dans votre tournoi
1. Promouvez votre évènement
Informez le public de votre tournoi en postant des affiches ou publicités. Demandez à des clubs locaux ou écoles si vous pouvez intégrer votre évènement dans leur newsletter ou si vous pouvez publier l’information dans un endroit visible par les joueurs de foot ou entraineurs. Assurez vous de donner des informations relatives à l’inscription des équipes comme votre adresse email ou numéro de téléphone.
Disposez des flyers dans les magasins de sport de proximité ou près des clubs de sports.
Publiez des publicités dans les journaux et dans les sites internet locaux notamment ceux qui proposent de référencer gratuitement votre tournoi.
2. Appelez des clubs de foot locaux
Rencontrez les équipes pour les informer de votre tournoi.
S’il n’y a pas de club de foot dans votre zone géographique, appelez les clubs de sport locaux ou les petites organisations de ligues, selon la tranche d’âge que vous ciblez.
3. Organisez vos propres équipes
S’il n’y a pas d’équipes existantes dans votre zone géographique, vous pouvez toujours organiser un tournoi en encourageant la communauté à créer ses propres équipes.
Cela peut être particulièrement efficace pour les adultes car beaucoup d’entre eux ne jouent plus en club. Les équipes peuvent être constituées autour de lieux de travail, d’églises ou de groupes sociaux.
Il y a par exemple aujourd’hui de nombreux tournois de foot interentreprises sur des city-stade.
4. Enregistrez les équipes
Demandez à chaque équipe de fournir des informations pour l’inscription, incluant le nom de l’équipe, le contact du référant et une liste de joueurs. Si vous commandez des t-shirts pour votre tournoi, c’est une bonne idée de demander les tailles des joueurs au moment de l’inscription afin de faciliter la distribution de chasubles ou maillots. Vous pouvez inscrire les équipes par email ou via un site internet dédié aux inscriptions.
Demandez aux joueurs de payer la totalité ou une partie des frais d’inscription à ce moment-là afin d’éviter les désistements. Etablissez une liste des joueurs pour savoir combien de récompenses commander. Obtenez les tailles de t-shirt pour pouvoir créer un lot pour chaque équipe.
Vous pouvez aussi marquer les t-shirts avec un logo de l’évènement, des sponsors… directement sur notre site : Personnalisation de produits
Partie 5 : Organisation de votre tournoi de foot
1. Déterminez le planning
Une fois les inscriptions finalisées, créez un planning ainsi que les roulements permettant à chaque équipe de jouer. Assurez-vous de disposer d’assez de temps pour chaque match ainsi que pour le nettoyage.
Lors de la finalisation du planning, faites-en des copies pour permettre à chaque équipe d’y avoir accès le jour ou la semaine du tournoi.
Vous pouvez par exemple utiliser une application comme Sporteasy qui permet de gérer facilement une équipe.
2. Procurez-vous le matériel nécessaire
Attendez d’avoir une indication du nombre d’équipes participantes avant de vous fournir en matériel.
Cela inclue les récompenses (médailles et trophées), les stands de nourritures, les panneaux, le matériel d’enregistrement et les t-shirts si vous le désirez.
Vous pourriez avoir besoin de commander la nourriture en avance, contactez alors votre fournisseur pour déterminer ce qui doit être disponible le jour du tournoi.
3. Préparez le terrain en avance
Dans un souci de professionnalisme, votre tournoi doit être prêt à démarrer avant que les participants commencent à arriver.
Rendez-vous sur le terrain la veille afin de vous assurer que les installations soient au point et allez également sur les lieux du tournoi tôt le matin afin d’installer la table d’enregistrement et les stands.
Informez vos bénévoles sur l’heure à laquelle ils doivent arriver afin d’éviter qu’ils ne supposent qu’il s’agisse de l’heure du début du tournoi. Vous risqueriez de vous retrouver seul à installer le matériel.
4. Attribuez un rôle spécifique à chaque bénévole
Vos bénévoles ont besoin de savoir en quoi leur mission consiste et comment la réaliser correctement.
Bien que certains peuvent avoir un double rôle, n’espérez pas qu’ils remplieront tous les postes. Déterminez-leur les heures pour être au travail ainsi que le lieu où ils doivent travailler…
A titre d’exemple, l’affectation d’un bénévole pourrait être de 13h à 15h sur un stand ou de 8h à 10h pour donner des informations à l’entrée.
5. Enregistrez les équipes en un lieu précis
Un représentant d’équipe devrait être attendu pour s’enregistrer auprès de vous ou du staff du tournoi. Installez la table d’enregistrement dans une zone centrale (entrées du terrain ou à l’entrée du parking, etc). Fournissez une copie des règles du tournoi, le planning des matchs ainsi qu’une carte des lieux pour chaque représentant d’équipe. Essayez d’utiliser une table ou un guichet pour faciliter la visibilité de la zone d’enregistrement.
S’il y a des t-shirts pour votre tournoi, vous pouvez les distribuer au moment de l’enregistrement. Regrouper les t-shirts par nom d’équipe, vous pourrez ainsi distribuer chaque lot au représentant concerné.
