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Organiser une compétition locale : 5 étapes à suivre

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Organiser une compétition locale : 5 étapes à suivre
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Pour les communes qui souhaitent créer du lien entre les habitants, promouvoir l’activité physique et valoriser l’équipement sportif de la collectivité, l’organisation d’une compétition locale représente un excellent levier. Avec une bonne préparation, même une petite commune peut proposer un bel événement. Voici les cinq étapes à suivre pour la réussite d’un tel projet.

AU SOMMAIRE :

Étape 1 : Poser les bases du projet

  • Il est important de préciser le type d'évènement, de choisir une date et un lieu et de veiller au respect des contraintes réglementaires locales.

Définir le type de compétition

  • Il faut définir le type de compétition en choisissant le sport et le niveau en fonction du public cible. L'événement ne sera pas le même selon qu'il s'adresse à des enfants, des collégiens, des jeunes adultes ou des seniors

Choisir une date et un lieu

  • La réussite d'un évènement sportif local est aussi conditionnée par le choix de la date et du lieu. Il convient de privilégier le samedi ou le dimanche dans le cas d'un public familial et les vacances scolaires si la compétition s'adresse à des collégiens ou des lycéens. Concernant le lieu, qui peut être un gymnase, un stade municipal ou un terrain communal, il faut s'assurer de sa disponibilité et vérifier sa capacité d'accueil.

Prendre en compte les contraintes réglementaires locales

  • Certains événements requièrent des autorisations spécifiques pour garantir leur bon déroulement. Une compétition de course à pied implique par exemple la présence de postes de secours ou la restriction de la circulation locale pour la sécurité des participants.

Étape 2 : Mobiliser les partenaires locaux

  • Le succès d'une animation sportive dans la commune repose également sur la mobilisation des différents partenaires locaux.

Écoles, clubs locaux, associations sportives, élus et parents d’élèves

  • Vous pouvez contacter les établissements scolaires, les clubs et les associations, ainsi que les élus et les parents d'élèves. Une forte participation favorise la communication autour de l'événement. Elle facilite également l'obtention d'aides pour l'organisation et la sécurisation de la compétition.

Importance de la collaboration interservices 

  • L'implication des différents services de la ville simplifie les préparatifs et évite les oublis de dernière minute. Les agents techniques peuvent préparer le terrain et assurer le montage des infrastructures. Le service communication peut s'occuper de la diffusion des informations auprès des habitants. La police municipale peut être mobilisée pour sécuriser les lieux.

Penser aux partenariats privés 

  • Les entreprises locales acceptent souvent de sponsoriser un événement sportif, en contrepartie d'une visibilité à travers des affiches, un stand sur site ou des remerciements publics. Elles peuvent notamment prêter du matériel, fournir des lots dans le cadre d'un concours ou participer à l'achat des trophées.

Étape 3 : Anticiper la logistique

L’organisation d’une compétition sportive nécessite du matériel adapté, un encadrement et des autorisations. 

Gestion du matériel

Une rencontre sportive requiert du matériel. Cela inclut notamment les équipements de sport tels que les buts, le marquage au sol, le podium, les ballons, les médailles et les coupes. Sans oublier le matériel pour l’espace de restauration et pour la sonorisation.

Encadrement, arbitrage, sécurité, premiers secours

Il convient aussi de désigner les personnes responsables des différentes zones, qu’il s’agisse de l’accueil des participants, du terrain de jeu, de l’espace buvette ou de l’espace sonorisation. Sans oublier de contacter une association ou les pompiers pour assurer les premiers secours en cas de blessure. 

Assurance et autorisations

Il peut être nécessaire de contracter une assurance spécifique pour couvrir tout incident survenant durant le déroulement de l’événement. Pensez aussi aux autorisations. Une demande doit être déposée deux mois avant dans le cas d’une compétition sportive organisée sur l’espace public. Le délai est porté à trois mois quand la compétition se déroule sur plusieurs départements. 

Étape 4 : Préparer la communication

La communication autour du rendez-vous sportif est essentielle. Elle favorise la visibilité et augmente le niveau de participation.

Utiliser les supports de communication physiques et digitaux

Pour attirer les participants, vous pouvez communiquer sur le site internet de la mairie, les réseaux sociaux, le mobilier urbain (panneaux 4×3 et abribus) ou à l’aide d’affiches déposées dans les espaces publics.

Implication des écoles et des associations

Les établissements et les associations peuvent aussi être mis à contribution pour communiquer autour de l’événement sportif. Ils peuvent poster des affiches ou distribuer des feuilles d’inscription. 

Invitation des élus et des partenaires

La présence des élus et des partenaires lors de la rencontre, accompagnée d’une prise de parole en ouverture ou en clôture, ajoute de la valeur. Il s’avère par conséquent judicieux d’inviter le maire ou le président de l’association des commerçants de la ville. 

Étape 5 : Gérer le jour J (et l'après)

  • Le jour de l'événement, tout devra être prêt pour accueillir et guider les participants, mais aussi pour communiquer efficacement lors des prochaines éditions.

Accueil, signalétique et gestion des temps forts 

  • Il faudra prévoir l'accueil des participants avec un point d'information parfaitement visible, ainsi qu'une signalétique claire pour la circulation des personnes ou la localisation des points de secours. Il faudra également penser au déroulé de l'événement, qu'il s'agisse des animations, du coup d'envoi ou de la remise des récompenses. Une organisation rigoureuse assure une journée fluide et la satisfaction des participants.

Prise de photos et remerciements 

  • Durant la compétition, il est important de prendre des photos pour communiquer. Les clichés pourront être proposés aux participants et servir lors de l'annonce de la prochaine édition. Il est aussi important de remercier les participants pour leur venue.

Valoriser l’évènement après coup

  • Pour valoriser l'initiative locale, pensez enfin à publier des photos de la compétition et des témoignages des participants le lendemain ou dès la semaine suivante. L'intégration dans le bulletin municipal, dans lequel sont cités les participants et les sponsors, assure aussi le relais auprès des habitants de la commune.

Conclusion

Une organisation de compétition sportive n’est pas réservée aux grandes villes. Elle implique toutefois une excellente préparation pour attirer un maximum de participants et garantir le succès de l’événement. Cela inclut la logistique et la communication, mais aussi le choix d’équipements adaptés.